Collaborer à distance

Collaborer de manière efficace lorsque vous et vos collègues êtes en distanciel, se révèle parfois complexe.

Meerodrop est un outil gratuit d’un nouveau genre. Il permet aux personnes de visualiser, commenter ou modifier les documents, photos, vidéos avec simplicité à partir d'un seul et même lien de partage.

Ainsi, quel que soit votre projet : personnel, professionnel, Meerodrop rend possible la communication avec vos interlocuteurs.

Pour commencer à l’utiliser, nul besoin de créer un compte ! Renseignez tout simplement votre adresse e-mail pour garder la main sur votre contenu.

Voici mes conseils pour vous organisez et collaborer en distanciel :

1. Pour collaborer, partager et accéder à votre travail aisément

Lorsque vous travaillez à distance, il est essentiel que tous les membres de l’équipe projet aient accès à l’ensemble des contenus nécessaires à votre collaboration. Pour cela, il devient indispensable d’utiliser un outil qui facilite le transfert et la gestion des documents.

Je suis sûre qu'il vous est déjà arrivé cette situation !
Oups ! Vous vous apercevez à la dernière minute que les fichiers sont trop lourds pour être adressés par courriel.

Combien de fois avez-vous lu « la taille de votre fichier .. est supérieure à la taille autorisée par le serveur .. » ?
Il vous faut alors user de stratagèmes pour pouvoir les partager comme les compresser. Toutefois, ce n’est parfois pas suffisant et vous serez dans l’obligation d’envoyer plusieurs emails.

De plus, quand bien même vos fichiers seraient suffisamment légers, il peut vous arrivez de devoir adresser plusieurs fichiers à vos interlocuteurs au cours de la vie de votre projet. Dans ce cas, il est souvent difficile ensuite de s’y retrouver parmi tous ces messages et documents téléchargés !

Grâce à MeeroDrop, vous pouvez partager jusqu’à 5 Go de fichiers via des liens de partage (appelés Drops).

Le processus est simple :

  • vous transférez vos fichiers sur la plateforme,
  • vous envoyez l’accès à votre Drop à vos interlocuteurs,
  • et grâce au lien d’accès fourni, vos interlocuteurs pourront prévisualiser vos fichiers et télécharger ceux qu’ils souhaitent.

Et là, j’entends déjà votre question : et la sécurité des données dans tout cela ?

2. Sécuriser l’accès à vos fichiers : du sur-mesure.

Effectivement, collaborer à distance nécessite la sécurisation de vos données. Vous devez pouvoir choisir qui doit avoir accès à quoi et pourquoi.

La plateforme MeeroDrop vous permet de gérer la sécurité de vos Drops comme vous l’entendez car le paramétrage de votre partage de drop se fait sur mesure.

Paramétrages associés au Drop

Vous pouvez ainsi autoriser le téléchargement de vos fichiers ou, au contraire, les protéger, en laissant seulement la possibilité de les consulter.

Par exemple, dans le cas d’un album collaboratif, vous pouvez laisser vos contacts commenter les contenus ou même leur autoriser à ajouter leurs propres fichiers.

D’un point de vue sécurité, vous pouvez protéger vos Drops par mot de passe et demander à valider les contenus ajoutés par d’autres contributeurs.

Tout au long de votre projet, il vous est possible de modifier les réglages de votre Drop et les droits de vos invités.
Par exemple, vous pouvez choisir de bloquer le téléchargement de vos fichiers tant que le projet est en cours.

Une fonctionnalité bien utile lorsque vous envoyez une première version de votre cahier des charges au clients et que vous ne souhaitez pas qu’il le télécharge tant qu'il n'est pas finalisé !

Après avoir téléversé des documents et les avoir sécurisé, l'un des atouts de Meerodrop est de permettre la centralisation.

3. Organiser vos contenus en un seul endroit

Nous l’avons vu, travailler en distanciel nécessite d’adresser de nombreux contenus qui peuvent se retrouver éparpillés dans divers endroits comme les mails, cloud, tchat ou encore dans différents outils. La communication s’en retrouve désorganisée.

Pour pallier cela et ne perdre aucune information, il est important de veiller à stocker les échanges et les documents dans une seule et même place. Avec MeeroDrop, tous les fichiers déposés dans un Drop peuvent être prévisualisés dans une galerie. Ainsi, tous les membres de l’équipe projet peuvent aisément naviguer dans le Drop et ne télécharger que les contenus nécessaires.

Inutile donc d’encombrer votre ordinateur et vos courriels avec des fichiers qui ne vous serviraient à rien, par le téléchargement complet du Drop !

Un plus pour collaborer

Le mode "Like"

MeeroDrop a emprunté la fonctionnalité des « likes » des réseaux sociaux. Dès lors qu’elle est utilisée, il alors facile de repérer en un coup d’œil les fichiers préférés des personnes membres du Drop.

Stockage

Pour vous permettre de collaborer aisément, MeeroDrop permet de conserver vos Drops, pendant 30 jours.
Vos fichiers peuvent être affichés, ajoutés et supprimés selon l’évolution de votre projet, durant toute cette période.

Dès que vous n’en n’avez plus besoin, vous pouvez supprimer votre Drop.

4. Commenter et mettre à jour les documents

Imaginons l’élaboration d’un cahier des charges en distanciel. De nombreux allers et retours vont être opérés : brouillons, modifications, corrections, avant la validation finale.

Vous l’aurez compris, pour simplifier la collaboration des membres de l’équipe projet, centraliser les retours et commentaires de chacun est essentiel.

Sur MeeroDrop, chaque membre du projet peut commenter directement le fichier qu’il souhaite sur le Drop. Les retours sont centralisés directement sur le document, pour éviter toute confusion.

Suite aux retours, les différentes personnes concernées peuvent répondre sur le fichier, ajouter des documents supplémentaires ou supprimer un fichier obsolète si besoin.

écran de visualisation des commentaires

Une fonctionnalité qui peut vous être utile

Afin de rester informé de toutes les évolutions du projet, vous avez le choix d’être notifié (ou non) par email pour chaque commentaire ou changement effectué sur le Drop.

De plus, vous pouvez également être prévenu(e) dès qu’une personne accède à votre Drop ou télécharge des fichiers.

Quoi de plus simple pour faciliter le suivi de vos partages ?!

Mon avis sur Meerodrop

Dès lors que vous être membre d’une équipe projet, il est essentiel pour vous de collaborer et de regrouper à un seul endroit l’ensemble de vos informations, fichiers et/ou commentaires.

Facile d’utilisation, intuitive et qui plus est, gratuite, la plateforme collaborative MeeroDrop offre une solution pratique et fonctionnelle à vos échanges sans perdre de temps.

 

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