2,5, c’est à minima le nombre de projets gérés en simultanée par une personne aujourd’hui. Pour autant, beaucoup de ces personnes n’ont pas pour fonction principale d’être chef de projet.
La gestion de projet nécessite des aptitudes et des compétences spécifiques pour pouvoir exercer dans les meilleures conditions.
Quelles sont les compétences nécessaires dans ce domaine ?
En fait, tout dépend du projet.
Je vous dis tout maintenant.
Ces 4 compétences sont indispensables pour mener avec succès différents types de projets. En fonction de ceux-ci, il sera important de les développer et de les perfectionner grâce à la formation et à la mise en pratique.
Le chef de projet est à la fois un leader et un manager. A ce titre, il a pour objectif d'accompagner son équipe tout au long du projet. Pour cela, il doit être capable de la gérer, de l'entraîner et de la motiver tout en organisant les différentes tâches à réaliser.
Sur le volet manager il est important de donner du sens, d'unir vos collaborateurs à votre vision et de leur donner des objectifs précis à atteindre. Il est également essentiel de valoriser votre équipe, de faire preuve de reconnaissance, de l'inspirer et de l'engager sur le projet et de savoir booster sa motivation.
Que vous soyez directeur, chef ou responsable,, il est fondamental de rester à l'écoute des membres de votre équipe, d'anticipez leurs besoins et de les soutenir dans les moments difficiles.
Pour tirer le meilleur de vos collaborateurs et garder votre posture de leader, il est indispensable de montrer l'exemple en restant constructif, positif, motivé et impliqué chaque jour dans votre travail. Ayez de la rigueur, mais évitez de tomber dans le surcontrôle.
Vous n'êtes pas manager aujourd'hui et vous devez piloter un projet demain ?
Pour certain, le management est inné, pour d'autres, cela passe par de l'acquisition des compétences. Comment faire ? N'hésitez pas à suivre une formation pour apprendre les bases du management ou perfectionner vos savoir-faire.
Le chef de projet est responsable des coûts, qualité, temps et risques. C'est pourquoi, il est fondamental pour lui de savoir coordonner l'ensemble des éléments, de gérer un budget, de respecter les délais et d'anticiper les aléas qui pourraient survenir. Pour planifier et hiérarchiser les différentes tâches à accomplir, pour gérer les priorités, fixer des objectifs clairs et précis à votre équipe et suivre la progression du projet, il est indispensable de faire preuve d'organisation et de méthodologie.
Pour être productifs, les membres de votre équipe doivent être organisés et gérer efficacement leur temps de travail. Pour cela, il existe plusieurs outils tels que les feuilles de temps et le tableau de bord des "capacités à faire" ou C.A.F.
Des outils pour vous aider
La clé du succès d'un projet repose en grande partie sur son organisation et son suivi. Aujourd'hui, il existe bon nombre d'outils fiables et performants pour vous aider à organiser, planifier et suivre facilement votre progression et communiquer sur votre état d'avancement. Je ne pourrai pas tous vous les citer et je dirai que cela dépendra de la typologie de votre projet. Toutefois, voici mon TOP 5.
"Un outil doit rester au service de l'utilisateur et non l'inverse".
Fabienne Lesurtel
Mon top 5 : Asana, Wrike, Monday, Beebusy, Backlog auquel je rajouterai en bonus : MS Project 2019.
Un manager est à la fois un facilitateur, un médiateur, un coordinateur et un négociateur. Beaucoup de casquettes pour une seule et même personne me direz-vous !
Aujourd'hui, les qualités qui sont attendues sont : l'écoute (de son équipe, des parties prenantes, des clients), la bienveillance et l'empathie. Quotidiennement, il instaure ainsi un climat de confiance et gère les conflits potentiels.
Veiller à respecter la personnalité de chacun des membres de son équipe et agir avec équité sont les 2 moyens pour le manager de se faire respecter. Côté équipe, les compétences relationnelles sont également importantes afin que tous les membres puissent collaborer efficacement ensemble.
Des outils pour vous aider
Pour amener de la cohésion dans une équipe plusieurs outils peuvent être utilisés comme par exemple l'Escape Game ou encore le team building au format Serious Game.
Mettre en place un climat favorable pour favoriser la collaboration.
Je ne connais pas un projet qui se déroule selon la feuille de route établie initialement. Imprévus et problèmes surviennent tout au long du projet et font voler en éclats votre planning et votre organisation. Aussi, dans le domaine de la gestion de projet, il est indispensable d'être flexible et adaptable en toutes circonstances. Il est essentiel de savoir réagir et rebondir face aux aléas. Chacun des membres de l'équipe projet doit s'adapter à toutes les situations et savoir sortir du cadre pour être force de proposition et trouver rapidement des solutions.
Des outils pour vous aider
La gestion des risques est une bonne pratique à mettre en place dès le début du projet. Elle permet de réfléchir en amont sur les solutions à mettre en œuvre au regard d'éventuels problèmes qui vous rencontreriez.
Cette typologie à peu d'impact sur sur les processus, les produits ou les services d'une entreprise (ou devrais-je dire d'une organisation). En somme, le déploiement de ce projet s'effectue dans un périmètre limité avec peu d’interactions au niveau transversal.
Alors de quoi parlons-nous ici ?
Il s'agit par exemple d'élaborer un nouveau catalogue des offres de service, de définir la prochaine campagne de recrutement etc.
Dans ce cadre, les compétences organisationnelles sont nécessaires car il sera important de savoir s’organiser, de planifier les tâches et de s’assurer de leur avancement. D'une manière générale, nous trouverons une équipe projet constituée de collègues du même service ou entité.
Résumé des savoir-faire
Nous sommes ici dans un cas où le projet va affecter, de manière transverse, les processus, les produits ou les services de l'entreprise (IT, comptabilité, commercial, juridique, opérations etc.).
Il peut s'agir par exemple du lancement d'un nouveau produit ou encore d'une refonte du processus order to cash (de la commande au paiement), etc.
Les collègues de plusieurs services ou directions seront impliqués voir même impactés directement ou indirectement.
Dans cette configuration, l’animation de l’équipe devient donc nécessaire pour s’assurer de l’implication et de la motivation de tous. Le chef de projet doit comprendre les enjeux des différentes parties-prenantes de l’organisation pour favoriser la prise de décision.
Résumé des savoir-faire
Nous sommes ici dans des projets amenant à définir les nouveaux produits, services ou modes de fonctionnement de l’entreprise. Ils peuvent remettre en question les modes de fonctionnement et les modèles commerciaux établis.
Nous les trouvons aujourd'hui en grand nombre dans le développement des services numériques ou digitaux. Ils sont mis en œuvre pour faciliter la vie des utilisateurs/clients et pour s'aligner face à la concurrence (page web responsive, GED, chatbot etc.).
Dans cette typologie, le produit ou service n'est pas abouti au démarrage du projet et l’incertitude est élevée. Par conséquent, il est nécessaire de fonctionner par itération et de manière collaborative pour garantir le succès. Nous aurons besoin alors de méthodes dites agiles.
Des ateliers de créativité seront menés pour répondre aux défis soulevés tout au long du projet à l'aide par exemple, du Design Thinking. Une grande attention sera portée sur l'accompagnement aux changement auprès des utilisateurs.
Résumé des savoir-faire
Cette catégorie de projet affecte de nombreuses parties prenantes internes ou externes à l'entreprise.
Les exemples que nous pouvons donner ici sont le repositionnement de l'organisation sur le marché ou encore le passage au tout numérique.
Les 4 compétences citées en haut de cet article sont toutes à maîtriser pour ce type de projet. Toutefois, les enjeux, la complexité, le nombre d’acteurs et de tâches de ces projets nécessitent d’adapter ces techniques et de les utiliser à bon escient.
Ces transformations remettent fortement en cause les modes de fonctionnement de l'entreprise et génèrent des résistances légitimes. La maîtrise des enjeux de pouvoir et de l'accompagnement au changement deviennent des compétences clés à maîtriser.
Résumé des savoir-faire
Que vous soyez chef de projet ou que vous soyez membre d'une équipe projet, il est important de posséder, développer et améliorer ces 4 compétences afin d'avoir toutes les chances de mener vos projets vers la réussite.
Montez en compétence en vous entrainant d’abord sur des projets à faible enjeu avant de passer à des projets plus complexes et à plus fort enjeu.
Résumons-les
Vos projets sont sans doute un mix des différentes typologies qui vous sont présentées ici. N’hésitez à nous expliquer en commentaire les projets que vous menez, si vous ne voyez pas à laquelle des 6 typologies ils appartiennent.
Vous avez besoin d'une formation gestion de projet ?
Collaborer de manière efficace lorsque vous et vos collègues êtes en distanciel, se révèle parfois complexe.
Meerodrop est un outil gratuit d’un nouveau genre. Il permet aux personnes de visualiser, commenter ou modifier les documents, photos, vidéos avec simplicité à partir d'un seul et même lien de partage.
Ainsi, quel que soit votre projet : personnel, professionnel, Meerodrop rend possible la communication avec vos interlocuteurs.
Pour commencer à l’utiliser, nul besoin de créer un compte ! Renseignez tout simplement votre adresse e-mail pour garder la main sur votre contenu.
Voici mes conseils pour vous organisez et collaborer en distanciel :
Lorsque vous travaillez à distance, il est essentiel que tous les membres de l’équipe projet aient accès à l’ensemble des contenus nécessaires à votre collaboration. Pour cela, il devient indispensable d’utiliser un outil qui facilite le transfert et la gestion des documents.
Je suis sûre qu'il vous est déjà arrivé cette situation !
Oups ! Vous vous apercevez à la dernière minute que les fichiers sont trop lourds pour être adressés par courriel.
Combien de fois avez-vous lu « la taille de votre fichier .. est supérieure à la taille autorisée par le serveur .. » ?
Il vous faut alors user de stratagèmes pour pouvoir les partager comme les compresser. Toutefois, ce n’est parfois pas suffisant et vous serez dans l’obligation d’envoyer plusieurs emails.
De plus, quand bien même vos fichiers seraient suffisamment légers, il peut vous arrivez de devoir adresser plusieurs fichiers à vos interlocuteurs au cours de la vie de votre projet. Dans ce cas, il est souvent difficile ensuite de s’y retrouver parmi tous ces messages et documents téléchargés !
Grâce à MeeroDrop, vous pouvez partager jusqu’à 5 Go de fichiers via des liens de partage (appelés Drops).
Le processus est simple :
Et là, j’entends déjà votre question : et la sécurité des données dans tout cela ?
Effectivement, collaborer à distance nécessite la sécurisation de vos données. Vous devez pouvoir choisir qui doit avoir accès à quoi et pourquoi.
La plateforme MeeroDrop vous permet de gérer la sécurité de vos Drops comme vous l’entendez car le paramétrage de votre partage de drop se fait sur mesure.
Paramétrages associés au Drop
Vous pouvez ainsi autoriser le téléchargement de vos fichiers ou, au contraire, les protéger, en laissant seulement la possibilité de les consulter.
Par exemple, dans le cas d’un album collaboratif, vous pouvez laisser vos contacts commenter les contenus ou même leur autoriser à ajouter leurs propres fichiers.
D’un point de vue sécurité, vous pouvez protéger vos Drops par mot de passe et demander à valider les contenus ajoutés par d’autres contributeurs.
Tout au long de votre projet, il vous est possible de modifier les réglages de votre Drop et les droits de vos invités.
Par exemple, vous pouvez choisir de bloquer le téléchargement de vos fichiers tant que le projet est en cours.
Une fonctionnalité bien utile lorsque vous envoyez une première version de votre cahier des charges au clients et que vous ne souhaitez pas qu’il le télécharge tant qu'il n'est pas finalisé !
Après avoir téléversé des documents et les avoir sécurisé, l'un des atouts de Meerodrop est de permettre la centralisation.
Nous l’avons vu, travailler en distanciel nécessite d’adresser de nombreux contenus qui peuvent se retrouver éparpillés dans divers endroits comme les mails, cloud, tchat ou encore dans différents outils. La communication s’en retrouve désorganisée.
Pour pallier cela et ne perdre aucune information, il est important de veiller à stocker les échanges et les documents dans une seule et même place. Avec MeeroDrop, tous les fichiers déposés dans un Drop peuvent être prévisualisés dans une galerie. Ainsi, tous les membres de l’équipe projet peuvent aisément naviguer dans le Drop et ne télécharger que les contenus nécessaires.
Inutile donc d’encombrer votre ordinateur et vos courriels avec des fichiers qui ne vous serviraient à rien, par le téléchargement complet du Drop !
Un plus pour collaborer
MeeroDrop a emprunté la fonctionnalité des « likes » des réseaux sociaux. Dès lors qu’elle est utilisée, il alors facile de repérer en un coup d’œil les fichiers préférés des personnes membres du Drop.
Pour vous permettre de collaborer aisément, MeeroDrop permet de conserver vos Drops, pendant 30 jours.
Vos fichiers peuvent être affichés, ajoutés et supprimés selon l’évolution de votre projet, durant toute cette période.
Dès que vous n’en n’avez plus besoin, vous pouvez supprimer votre Drop.
Imaginons l’élaboration d’un cahier des charges en distanciel. De nombreux allers et retours vont être opérés : brouillons, modifications, corrections, avant la validation finale.
Vous l’aurez compris, pour simplifier la collaboration des membres de l’équipe projet, centraliser les retours et commentaires de chacun est essentiel.
Sur MeeroDrop, chaque membre du projet peut commenter directement le fichier qu’il souhaite sur le Drop. Les retours sont centralisés directement sur le document, pour éviter toute confusion.
Suite aux retours, les différentes personnes concernées peuvent répondre sur le fichier, ajouter des documents supplémentaires ou supprimer un fichier obsolète si besoin.
Une fonctionnalité qui peut vous être utile
Afin de rester informé de toutes les évolutions du projet, vous avez le choix d’être notifié (ou non) par email pour chaque commentaire ou changement effectué sur le Drop.
De plus, vous pouvez également être prévenu(e) dès qu’une personne accède à votre Drop ou télécharge des fichiers.
Quoi de plus simple pour faciliter le suivi de vos partages ?!
Mon avis sur Meerodrop
Dès lors que vous être membre d’une équipe projet, il est essentiel pour vous de collaborer et de regrouper à un seul endroit l’ensemble de vos informations, fichiers et/ou commentaires.
Facile d’utilisation, intuitive et qui plus est, gratuite, la plateforme collaborative MeeroDrop offre une solution pratique et fonctionnelle à vos échanges sans perdre de temps.
